REGULAMENTUL PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL ALE CANDIDAȚILOR ÎN CADRUL PROCESULUI DE RECRUTARE ȘI SELECȚIE A PERSONALULUI ÎM” EFES VITANTA MOLDOVA BREWERY”
I. GENERAL PROVISIONS
1.1. Prezentul Regulament privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale candidaților în cadrul procesului de recrutare și selecție a personalului (în continuare – Regulament) este elaborat în scopul stabilirii regulilor și condițiilor de colectare, utilizare, prelucrare, păstrare, transmitere și ștergere a datelor cu caracter personal ale persoanelor care își manifestă interesul de a ocupa un post vacant în cadrul ÎM „Efes Vitanta Moldova Brewery” S.A. (în continuare – Operatorul sau Compania).
1.2. Regulamentul este elaborat în conformitate cu:
Legea nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal; legislația Republicii Moldova în domeniul muncii; alte acte normative aplicabile în domeniul protecției datelor cu caracter personal și al raporturilor de muncă; Politica de securitate privind prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul Companiei.
1.3. Prezentul Regulament stabilește cadrul intern de prelucrare a datelor cu caracter personal ale candidaților, inclusiv al persoanelor care participă la concursurile de angajare, al persoanelor care transmit CV-uri din proprie inițiativă și al persoanelor ale căror date de contact sunt obținute în cadrul activităților de recrutare.
1.4. Prevederile Regulamentului se aplică tuturor angajaților și persoanelor autorizate care, în exercitarea atribuțiilor de serviciu, au acces la datele cu caracter personal ale candidaților.
1.5. Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează cu respectarea principiilor legalității, echității, transparenței, limitării scopului, reducerii la minimum a datelor, exactității, limitării perioadei de stocare, integrității și confidențialității.
1.6. Datele cu caracter personal ale candidaților sunt prelucrate exclusiv în scopurile și în condițiile stabilite de prezentul Regulament și de legislația aplicabilă.
II. SCOPURILE ȘI TEMEIURILE PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL
2.1. Datele cu caracter personal ale candidaților sunt prelucrate în următoarele scopuri:
a) identificarea și contactarea persoanelor interesate de ocuparea posturilor vacante din cadrul Companiei;
b) organizarea și desfășurarea proceselor de recrutare și selecție a personalului;
c) examinarea CV-urilor, cererilor de angajare și a altor informații furnizate de candidați;
d) evaluarea experienței profesionale, a calificărilor, competențelor și aptitudinilor candidaților în raport cu cerințele postului vacant;
e) organizarea și desfășurarea interviurilor, testărilor profesionale și a altor etape de evaluare;
f) comunicarea cu candidații privind rezultatele etapelor de selecție și statutul candidaturii;
g) verificarea informațiilor profesionale furnizate de candidați, în măsura în care aceasta este legală și necesară pentru procesul de recrutare;
h) constituirea și administrarea unei baze de date cu potențiali candidați pentru ocuparea unor posturi vacante viitoare, în baza consimțământului acestora;
i) contactarea candidaților pentru oportunități profesionale viitoare, corespunzătoare experienței și competențelor acestora;
j) îndeplinirea obligațiilor legale care revin Operatorului în procesul de recrutare și angajare;
k) apărarea drepturilor și intereselor legitime ale Companiei în cazul unor eventuale reclamații sau litigii legate de procesul de recrutare.
2.2. Prelucrarea datelor cu caracter personal se efectuează în baza unuia sau mai multor temeiuri juridice prevăzute de Legea nr. 195/2024, după caz:
a) efectuarea demersurilor la solicitarea candidatului, înainte de încheierea unui contract individual de muncă;
b) îndeplinirea obligațiilor legale ale Operatorului;
c) realizarea intereselor legitime ale Operatorului, în măsura în care acestea nu prevalează asupra drepturilor și libertăților fundamentale ale persoanei vizate;
d) consimțământul candidatului, în special pentru păstrarea datelor în baza de date a Companiei în vederea unor recrutări viitoare.
2.3. Participarea la un proces concret de recrutare și includerea în baza de date pentru recrutări viitoare reprezintă scopuri distincte de prelucrare. Refuzul candidatului de a-și exprima acordul pentru păstrarea datelor în vederea unor recrutări viitoare nu afectează participarea acestuia la procesul de recrutare curent.
III. CATEGORIILE DE DATE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRATE
3.1. În funcție de postul vacant și de etapa procesului de recrutare, Operatorul poate prelucra următoarele categorii de date:
a) date de identificare: nume, prenume;
b) date de contact: număr de telefon, adresă de e-mail, localitatea de domiciliu sau reședință;
c) date privind studiile și calificările: nivelul studiilor, instituțiile de învățământ absolvite, calificări, certificate, cursuri de formare profesională;
d) date privind experiența profesională: locuri de muncă anterioare, funcții deținute, perioade de activitate, responsabilități și competențe profesionale;
e) informații privind competențele profesionale și personale, aptitudinile și experiența relevante pentru postul vacant;
f) informații furnizate în CV, scrisoarea de intenție, formularul de aplicare și în cadrul interviurilor;
g) informații rezultate în urma testărilor și evaluărilor profesionale, după caz;
h) alte informații relevante pentru evaluarea candidaturii, furnizate în mod voluntar de candidat.
3.2. În situațiile în care natura postului sau legislația aplicabilă impune acest lucru, pot fi prelucrate și alte categorii de date, cu respectarea principiului reducerii la minimum a datelor și numai în măsura în care există un temei juridic corespunzător.
3.3. Copiile actelor de identitate, IDNP-ul și alte date care nu sunt necesare pentru evaluarea inițială a candidaturii nu se solicită în mod obișnuit în etapa de recrutare. Acestea pot fi colectate ulterior, în măsura în care sunt necesare pentru formalitățile de angajare sau pentru îndeplinirea unor obligații legale.
3.4. Operatorul nu urmărește colectarea categoriilor speciale de date cu caracter personal, cum ar fi datele privind sănătatea, originea rasială sau etnică, convingerile religioase ori apartenența sindicală, cu excepția situațiilor permise expres de lege și în care prelucrarea este strict necesară și justificată.
IV. MODALITĂȚILE DE COLECTARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL
4.1. Datele cu caracter personal ale candidaților pot fi colectate prin următoarele modalități:
a) prin intermediul formularului electronic de aplicare disponibil pe site-ul oficial al Companiei;
b) prin transmiterea CV-ului și a altor documente la adresa oficială de e-mail a Companiei;
c) prin intermediul platformelor online de recrutare și al rețelelor profesionale;
d) prin transmiterea directă a CV-ului sau a datelor de contact reprezentanților departamentului Resurse Umane;
e) prin intermediul apelurilor telefonice, mesajelor SMS sau al altor mijloace de comunicare utilizate în procesul de recrutare;
f) prin recomandări din partea angajaților sau a altor persoane;
g) prin intermediul agențiilor de recrutare sau al altor parteneri contractuali ai Companiei;
h) din alte surse legale, în măsura în care candidatul este informat despre acest lucru.
4.2. În cazul colectării datelor prin intermediul site-ului Companiei, candidatul va avea acces la informația privind prelucrarea datelor cu caracter personal și, după caz, la opțiunea de exprimare a consimțământului pentru păstrarea datelor în vederea unor recrutări viitoare.
4.3. În cazul în care candidatul contactează telefonic reprezentantul departamentului Resurse Umane și comunică datele sale de contact sau informații profesionale, acesta va fi informat cu privire la prelucrarea datelor sale și la modalitatea de accesare a informării privind protecția datelor cu caracter personal.
4.4. În cazul în care datele candidatului sunt obținute de la alte persoane sau din alte surse decât candidatul, Operatorul va asigura informarea acestuia în condițiile și termenele prevăzute de legislația aplicabilă.
4.5. Datele de contact și CV-urile primite de la candidați nu pot fi utilizate în alte scopuri decât cele pentru care au fost colectate sau pentru care există un temei juridic valabil.
V. PĂSTRAREA DATELOR CANDIDAȚILOR PENTRU RECRUTĂRI VIITOARE
5.1. În vederea eficientizării proceselor de recrutare și identificării unor potențiali candidați pentru posturile vacante viitoare, Compania poate constitui și administra o bază de date cu persoane interesate de oportunitățile profesionale din cadrul acesteia.
5.2. Includerea datelor candidatului în baza de date destinată recrutărilor viitoare se efectuează în baza consimțământului acestuia, exprimat în mod liber, specific, informat și neechivoc.
5.3. Consimțământul pentru păstrarea datelor în vederea recrutărilor viitoare se solicită separat de participarea la procesul de recrutare curent și nu constituie o condiție pentru examinarea candidaturii la postul vacant.
5.4. În acest scop, Compania poate solicita candidatului acordul prin:
a) bifarea unei căsuțe distincte în formularul electronic de aplicare de pe site-ul Companiei;
b) transmiterea unui răspuns afirmativ prin e-mail;
c) transmiterea unui răspuns afirmativ prin SMS sau prin alt mijloc electronic de comunicare;
d) completarea și semnarea unei declarații sau a unui formular de consimțământ;
e) exprimarea consimțământului printr-o altă modalitate care permite demonstrarea și documentarea acestuia.
5.5. Consimțământul trebuie să fie documentat astfel încât Compania să poată demonstra existența acestuia, inclusiv data exprimării, modalitatea de exprimare și scopul pentru care a fost acordat.
5.6. În baza consimțământului acordat, datele candidatului pot fi utilizate pentru identificarea și contactarea acestuia în cazul apariției unor posturi vacante care corespund experienței, calificărilor și competențelor sale profesionale.
5.7. Păstrarea datelor în baza de date pentru recrutări viitoare nu garantează angajarea candidatului și nu creează obligația Companiei de a-i oferi un post vacant.
5.8. Candidatul are dreptul să își retragă consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii acestuia.
5.9. La retragerea consimțământului, datele candidatului sunt excluse din baza de date destinată recrutărilor viitoare și șterse, cu excepția informațiilor care trebuie păstrate în baza unui alt temei juridic sau pentru îndeplinirea unor obligații legale.
VI. DURATA DE STOCARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL
6.1. Datele cu caracter personal ale candidaților se păstrează numai pe perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate.
6.2. Datele candidaților care participă la un proces concret de recrutare se păstrează pe durata desfășurării procesului de selecție și pentru o perioadă ulterioară de maximum 6 luni de la încheierea acestuia, în măsura în care păstrarea este necesară pentru gestionarea eventualelor reclamații sau apărarea drepturilor și intereselor legitime ale Companiei.
6.3. Datele candidaților care și-au exprimat consimțământul pentru păstrarea informațiilor în vederea unor recrutări viitoare se păstrează pentru o perioadă de maximum 12 luni de la data exprimării consimțământului.
6.4. La expirarea termenului de 12 luni, Compania va solicita, după caz, reînnoirea consimțământului candidatului pentru continuarea păstrării datelor. În lipsa unui nou consimțământ, datele vor fi șterse sau anonimizate.
6.5. În cazul în care candidatul este angajat, datele necesare încheierii și executării contractului individual de muncă vor fi transferate în dosarul personal al salariatului și vor fi păstrate în conformitate cu legislația muncii, legislația arhivistică și alte acte normative aplicabile.
6.6. La expirarea termenelor de păstrare, datele cu caracter personal vor fi șterse, distruse sau anonimizate prin metode care să împiedice identificarea persoanei vizate, cu excepția cazurilor în care păstrarea este impusă de legislația în vigoare.
VII. ACCESUL LA DATE ȘI CONFIDENȚIALITATEA INFORMAȚIILOR
7.1. Accesul la datele cu caracter personal ale candidaților este permis exclusiv persoanelor autorizate din cadrul Companiei, în măsura în care accesul este necesar pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu.
7.2. Persoanele care pot avea acces la datele candidaților sunt, după caz:
a) angajații departamentului Resurse Umane implicați în procesul de recrutare;
b) conducătorii subdiviziunilor în care sunt disponibile posturile vacante, exclusiv pentru evaluarea candidaților propuși;
c) membrii comisiilor de selecție, dacă acestea sunt constituite;
d) persoanele responsabile de administrarea și securitatea sistemelor informaționale;
e) alte persoane autorizate, în limita atribuțiilor și responsabilităților stabilite.
7.3. Accesul la date se acordă în baza principiului necesității de a cunoaște, fiind limitat la informațiile relevante pentru activitatea de recrutare.
7.4. Toate persoanele care participă la activitățile de colectare, examinare, utilizare sau stocare a datelor candidaților au obligația de a păstra confidențialitatea informațiilor și de a nu le divulga persoanelor neautorizate.
7.5. Este interzisă utilizarea datelor candidaților în scopuri personale sau în alte scopuri decât cele legate de activitatea profesională și atribuțiile de serviciu.
VIII. TRANSMITEREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL CĂTRE TERȚI
8.1. Datele cu caracter personal ale candidaților pot fi transmise către terți numai în condițiile prevăzute de legislația aplicabilă și în măsura în care transmiterea este necesară pentru realizarea scopurilor prelucrării.
8.2. Datele pot fi transmise, după caz:
a) agențiilor de recrutare și partenerilor contractuali implicați în procesul de identificare și selecție a candidaților;
b) furnizorilor de servicii IT și de administrare a platformelor utilizate pentru recrutare;
c) furnizorilor de servicii de testare și evaluare profesională;
d) autorităților publice competente, în cazurile prevăzute de lege;
e) altor destinatari autorizați, în măsura în care transmiterea este justificată de un temei juridic valabil.
8.3. În cazul transmiterii datelor către persoane împuternicite de Operator, Compania va asigura existența garanțiilor contractuale și a măsurilor necesare pentru protecția datelor cu caracter personal.
8.4. Datele candidaților nu vor fi comercializate și nu vor fi transmise unor terți pentru utilizare în scopuri proprii incompatibile cu scopurile pentru care au fost colectate.
IX. DREPTURILE CANDIDAȚILOR
9.1. Operatorul garantează respectarea drepturilor persoanelor vizate în conformitate cu Legea nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal.
9.2. Candidații beneficiază, în condițiile legii, de următoarele drepturi:
a) dreptul de a fi informați cu privire la prelucrarea datelor lor cu caracter personal;
b) dreptul de acces la datele cu caracter personal;
c) dreptul de a solicita rectificarea datelor inexacte sau incomplete;
d) dreptul de a solicita ștergerea datelor, în condițiile prevăzute de lege;
e) dreptul de a solicita restricționarea prelucrării;
f) dreptul de a se opune prelucrării, în condițiile prevăzute de lege;
g) dreptul la portabilitatea datelor, atunci când sunt îndeplinite condițiile legale;
h) dreptul de a retrage consimțământul în orice moment, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ;
i) dreptul de a depune o plângere la Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal;
j) dreptul de a se adresa instanței de judecată.
9.3. Cererile privind exercitarea drepturilor pot fi transmise Operatorului prin intermediul datelor de contact publicate pe site-ul oficial al Companiei sau prin alte canale de comunicare puse la dispoziția persoanelor vizate.
9.4. Operatorul va examina și va soluționa cererile candidaților în termenele și condițiile stabilite de legislația aplicabilă.
X. MĂSURI DE SECURITATE ȘI PROTECȚIE A DATELOR
10.1. Operatorul aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal ale candidaților împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii, modificării, divulgării sau utilizării ilegale.
10.2. Datele candidaților pot fi păstrate în format electronic și/sau pe suport de hârtie, în sisteme și spații securizate, cu acces limitat persoanelor autorizate.
10.3. Pentru asigurarea securității datelor se aplică, după caz, următoarele măsuri:
a) acordarea accesului la informații numai persoanelor autorizate;
b) utilizarea conturilor individuale de acces și a parolelor securizate;
c) protejarea documentelor fizice în dulapuri sau spații cu acces restricționat;
d) evitarea păstrării documentelor care conțin date personale în locuri accesibile persoanelor neautorizate;
e) utilizarea mijloacelor securizate de transmitere a informațiilor;
f) distrugerea documentelor care nu mai sunt necesare prin metode sigure;
g) ștergerea datelor electronice la expirarea termenelor de păstrare;
h) instruirea persoanelor implicate în prelucrarea datelor cu caracter personal.
10.4. Angajații implicați în procesul de recrutare au obligația de a informa imediat persoana responsabilă despre orice incident care poate afecta securitatea datelor candidaților.
10.5. Incidentele de securitate se gestionează în conformitate cu procedurile interne ale Companiei și cu cerințele legislației în vigoare.
XI. RESPONSABILITĂȚI
11.1. Departamentul Resurse Umane este responsabil de organizarea și desfășurarea proceselor de recrutare cu respectarea prevederilor prezentului Regulament.
11.2. În particular, persoanele responsabile de recrutare au următoarele obligații:
a) să colecteze numai datele necesare procesului de recrutare;
b) să informeze candidații cu privire la prelucrarea datelor lor cu caracter personal;
c) să obțină și să documenteze consimțământul pentru păstrarea datelor în vederea recrutărilor viitoare;
d) să asigure evidența termenelor de păstrare a datelor;
e) să asigure actualizarea, ștergerea sau excluderea datelor din baza de recrutare, după caz;
f) să limiteze accesul la datele candidaților;
g) să păstreze confidențialitatea informațiilor obținute în cadrul procesului de recrutare.
11.3. Persoana responsabilă de protecția datelor cu caracter personal, desemnată conform legislației și procedurilor interne ale Companiei, acordă suport și monitorizează respectarea cerințelor aplicabile în domeniul protecției datelor.
11.4. Conducătorii subdiviziunilor implicate în procesul de selecție au obligația de a utiliza datele candidaților exclusiv în scopul evaluării profesionale și de a păstra confidențialitatea acestora.
XII. DISPOZIȚII FINALE
12.1. Prezentul Regulament intră în vigoare la data aprobării de către administrația Companiei.
12.2. Regulamentul este obligatoriu pentru toți angajații și persoanele autorizate implicate în procesul de recrutare și selecție a personalului.
12.3. Angajații implicați în activitățile de recrutare vor fi informați cu privire la prevederile prezentului Regulament și vor confirma luarea la cunoștință a acestuia.
12.4. Orice modificare a prezentului Regulament se efectuează în cazul modificării legislației aplicabile sau al necesității de îmbunătățire a procedurilor interne privind protecția datelor cu caracter personal.
12.5. Prezentul Regulament se aplică împreună cu Politica de securitate privind prelucrarea datelor cu caracter personal și cu celelalte proceduri interne relevante ale Companiei.
12.6. Prelucrarea datelor cu caracter personal care nu este reglementată expres de prezentul Regulament se efectuează în conformitate cu legislația în vigoare și cu actele interne ale Companiei.
